6 tips voor het organiseren van je trouwfeest in het buitenland

Heb jij altijd al gedroomd van een destination wedding? Trouwen tussen de Franse wijngaarden of op een parelwit strand in Ibiza? I totally get it! Maarrr … er komt veel bij kijken bij de organisatie van zo’n trouwfeest. Daarom geef ik je graag enkele handige tips mee voor het plannen van je destination wedding.

1. Budget is key!

Niet enkel bij een trouwfeest in het buitenland, maar ook voor een bruiloft in België is je trouwbudget van groot belang. Bepaal dus eerst je budget voor je begint te plannen! Weet dat als je dat niet doet, de kans groot is dat je verliefd wordt op een geweldige locatie/trouwjurk/ … die achteraf gezien te prijzig is. Wees dus realistisch en houd je aan je budget. Het zal je heel wat stress besparen tijdens het plannen.

Veel mensen denken dat een destination wedding een fortuin kost. Maarrrr dat hoeft helemaal zo niet te zijn. Er spelen hier veel verschillende factoren mee zoals:

  • Duurt je trouwfeest 1 of meerdere dagen?
  • Wat betaal je voor je gasten en wat niet? Denk hierbij aan de vervoers- en verblijfkosten.
  • Welke leveranciers boek je in België en welke in het buitenland? Houd rekening met de vervoers- en verblijfkosten van de Belgische leveranciers.

Het aantal gasten bij een trouwfeest in het buitenland ligt vaak een stuk lager dan een trouwfeest in België, wat toch ook weer scheelt in de kostprijs. Een ander pluspunt van een destination wedding: in zuiderse landen is bv. de catering een stuk goedkoper dan in ons Belgenlandje. Je kan dus een trouwfeest geven voor 130 personen in België of een trouwfeest in het buitenland van 3 dagen met 50 personen en dit voor quasi hetzelfde budget.

Geen idee hoe je je trouwbudget moet opstellen? In mijn vorige blogpost leg ik uit hoe je in enkele stappen je je trouwbudget kan bepalen.

2. Location, location, location

Voor je begint met de zoektocht naar je trouwlocatie, moet je eerst bepalen in welk land, regio en stad je wil trouwen. Nadien kan het plannen pas echt beginnen. Elke bestemming heeft zijn eigen voor- en nadelen. Vergelijk deze met elkaar en kijk hierbij naar de volgende zaken:

  • De bereikbaarheid van je trouwlocatie: Is deze in de buurt van een luchthaven of ga je best met de wagen?
  • Zijn je gasten bereid om te reizen? Zo ja, hoe ver?
  • Wat zijn de reis- en verblijfskosten op je bestemming? Houd hierbij in het achterhoofd of jullie gasten deze zelf moeten betalen of jullie deze voor hen zullen betalen.
  • Wanneer (in welke maand) wil je trouwen? Is het dan hoog- of laagseizoen op je bestemming? Hoe is het weer?

3. Officieel huwelijk

Willen jullie officieel trouwen in het buitenland? Of kiezen jullie voor het officiële huwelijk (lees: burgerlijk huwelijk) in België en een ceremonie in het buitenland? Ga je voor de eerste optie, dan is er heel wat papierwerk dat je moet regelen. Begin hier op tijd aan; in sommige landen kan dit heel wat tijd kosten.

4. Save-the-date en uitnodigingen

Bij een destination wedding is het belangrijk dat je je gasten zo snel mogelijk op de hoogte brengt, zodat ze hun vluchten/vervoer en verblijf tijdig kunnen boeken. Stuur daarom je save-the-dates/uitnodigingen uit zodra je locatie geboekt is.

Communiceer duidelijk aan je gasten of ze de reis- en/of verblijfskosten zelf moeten betalen of niet. Geef hen een overzicht mee waar ze bv. kunnen verblijven of wat de vervoersmogelijkheden zijn. Een trouwwebsite kan hierbij zeker handig zijn. Zo kun je ook gemakkelijk de dagplanning met hen delen, kunnen ze aanwezigheden doorgeven, …

5. Je wedding outfit

Bij het kiezen van je trouwjurk/kostuum kan je best rekening houden met de temperatuur op je trouwbestemming. Zeker bij een kleed/pak waar je verschillende lagen over elkaar draagt. Ga je naar een warm land? Kies dan voor een outfit die goed ademt.

6. Weddingplanner

Last but not least en je hoort mij al afkomen, maar een weddingplanner is écht geen overbodige luxe bij het plannen een destination wedding. Als weddingplanner heb ik niet alleen veel connecties met huwelijksleveranciers in België, maar ook in het buitenland. Dit bespaart jullie niet alleen veel tijd, maar ook heel wat stress, zodat jullie zorgeloos kunnen genieten van jullie trouwfeest.

Zoeken jullie nog een weddingplanner voor jullie destination wedding? Boek dan tijdig je kennismakingsgesprek in, want de plaatsen voor 2024 zijn beperkt. 😉